La conservazione è una tecnica che l’uomo ha coltivato sin dall’inizio dei tempi: i documenti sono una testimonianza della nostra vita (privata e sociale) e pertanto devono essere accessibili, a noi come a eventuali terzi interessati. Non a caso, la corretta archiviazione è talvolta un vero e proprio obbligo, imposto dalla legge tanto ai cittadini e alle imprese quanto alla Pubblica Amministrazione stessa; è molto importante quindi riuscire a gestire al meglio, nel presente e nel futuro, la grande quantità di documentazione (cartacea e digitale) che ogni giorno produciamo durante le nostre attività.
Non tutti gli archivi sono uguali
In generale lo scopo della archiviazione documentale è di mantenere al sicuro, in buone condizioni ordinato e facilmente consultabile nel tempo il materiale esistente. Tuttavia i metodi da impiegare per ottenere questo obiettivo sono diversi a seconda delle caratteristiche dell’archivio che ci troviamo davanti. Ogni archivio possiede un ciclo di vita entro il quale “nasce” e “muore” (è “vivo” quando è in fase di ampliamento e “morto” quando viene cessata la produzione dei documenti): ciascuna di queste fasi presenta specifiche necessità gestionali. Ma non si tratta dell’unica discriminante.
Fino a poco tempo fa gli archivi documentali erano esclusivamente fisici, e ancora oggi, anche se molte informazioni sono prodotte direttamente in formato digitale, per molti documenti è obbligatoria la conservazione anche di una versione cartacea con firma in originale. È facile intuire che l’archivio cartaceo ha delle esigenze diverse da quello digitale, ma entrambi possono rivelarsi decisamente “effimeri” se non vengono messe in atto le opportune strategie di tutela nel lungo periodo. Anche per questo motivo molte realtà optano per un archivio “ibrido”, persino a costo di raddoppiare gli oneri di conservazione.
Come organizzare un archivio
Una volta che abbiamo accuratamente scelto quali documenti devono essere preservati, è importante strutturare l’archivio in modo che sia facile non solo conservarli ma anche consultarli all’occorrenza. È fondamentale quindi mantenere uno sguardo di insieme: in un certo senso, l’archivio deve essere pensato e organizzato prima ancora di essere prodotto.
Potrebbe essere utile per esempio predisporre fin dall’inizio tre differenti spazi (digitali o fisici che siano) dove raccogliere i documenti a seconda del loro utilizzo atteso: un archivio “corrente” per la documentazione di impiego quotidiano; un “deposito”, per i documenti che devono essere obbligatoriamente conservati fino al termine ultimo utile per eventuali notifiche di accertamento (a seconda del tipo di documento, parliamo di un periodo che va da 1 ad almeno 10 anni); e infine uno “storico”, dove conservare quei documenti scaduti ma comunque importanti per la nostra storia.
Altrettanto importante è la scelta del sistema di archiviazione da usare per ordinare i documenti: i più usati e comuni sono quello numerico e quello alfabetico, ma c’è anche chi non disdegna la scala cromatica e altri metodi. Non esistono regole universali: l’impostazione e l’organizzazione dell’archivio dipende in primo luogo dalle esigenze specifiche del suo fruitore e dalla tipologia di documenti che l’archivio deve accogliere. Tuttavia non bisogna dimenticare mai che alla base di una corretta ed efficace archiviazione ci deve essere un protocollo logico e semplice da seguire: più spazio viene dato all’interpretazione personale delle regole di catalogazione, maggiori saranno i rischi di errore nella collocazione dei documenti, con grave danno alla continuità di consultazione dell’archivio.
Archiviazione documenti: meglio rivolgersi a un operatore specializzato
La legge, andando oltre la semplice indicazione dei documenti e dei tempi della conservazione obbligatoria, ha disposto anche dei requisiti specifici in merito di stoccaggio e custodia del cartaceo e di protezione del dato digitale/digitalizzato. Quest’ultima questione non può essere sottovalutata, anche alla luce dell’introduzione dell’ultimo Regolamento Europeo sulla Protezione dei dati Personali (GDPR 2016/679). Secondo le recenti disposizioni deve essere approntato un vero e proprio piano per la sicurezza informatica dei documenti digitali e digitalizzati, che vigili su di essi nelle varie fasi (formazione, gestione, trasmissione, accesso e conservazione, e infine eliminazione: si rischiano forti sanzioni per i documenti “esausti” non distrutti). Gli obblighi sono tanti e adottare architetture e procedure interne per la conservazione non è sempre la soluzione migliore, anzi può essere fortemente consigliato rivolgersi a un operatore esterno specializzato.
I servizi offerti da queste società esperte sono tanti: dall’elaborazione e gestione dei processi di archiviazione e protezione dei documenti, alla custodia degli archivi stessi, facility molto richiesta soprattutto per quelli cartacei che richiedono spazi adeguati e spesso anche interventi di restauro sui singoli documenti. Interpellare qualificati professionisti è particolarmente importante nei momenti di transizione da un archivio fisico a uno digitale, se non si vogliono correre rischi di perdita del dato durante la sua dematerializzazione e digitalizzazione.
L’archiviazione documentale, se presa sul serio come anche la legge ci impone di farlo, presenta davvero tanti aspetti per i quali è necessaria una solida conoscenza delle regole sui formati, sui procedimenti e sui tempi di conservazione; è bene valutare quindi, caso per caso, quando è più efficace e prospetticamente economico esternalizzare il servizio a chi piuttosto possiede queste competenze.