Quanto sarebbe più semplice la nostra vita lavorativa se la documentazione aziendale fosse in ogni momento disponibile e consultabile da qualsiasi luogo? L’abolizione totale della carta non è forse un obiettivo completamente realizzabile, anche a causa degli obblighi di conservazione in firma originale di alcuni documenti, ma possiamo arrivarci molto vicino grazie alla digitalizzazione degli archivi e della gestione documentale stessa. La dematerializzazione è una vera e propria miccia per il processo di Digital Trasformation, il cui punto di arrivo ideale è l’eliminazione a monte dell’utilizzo del cartaceo attraverso l’elaborazione di un un workflow documentale al 100% digitale.
Digitalizzare documenti aziendali: ecco come creare un archivio digitale
La legge prescrive che, affinché i documenti siano validi ai fini fiscali, devono mantenere nel tempo i requisiti dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità; questo richiede una manutenzione costante del proprio archivio, talvolta anche dei veri e propri restauri. Digitalizzare consente quindi notevoli risparmi in termini di costi e di spazi adibiti alla conservazione; la normativa ci viene incontro perché grazie alla conservazione sostitutiva è possibile detenere in solo formato digitale anche i documenti la cui conservazione è obbligatoria per legge. Ma quando il documento digitale può considerarsi una “copia conforme” dell’originale cartaceo?
La risposta non è scontata e anzi la legge è intervenuta anche a questo proposito, introducendo strumenti di attestazione di conformità (firma digitale e marcatura) e di certificazione di processo ossia procedimenti e tecnologie ritenuti adeguati a realizzare tali copie digitali. Il processo di produzione della copia per immagine si svolge principalmente con l’ausilio di idonei scanner professionali; ma è legalmente possibile anche trasferire su documento informatico a parte i contenuti e i testi dei documenti cartacei utilizzando sistemi OCR (Optical Character Recognition).
In entrambi i casi, a ciascun file deve essere associato un minimo di “metadati”, ossia di informazioni che ne descrivano contenuto e contesto. Questo ci permetterà di condurre all’occorrenza una ricerca basata su indici standard (nome, cognome, partita IVA, codice fiscale, etc) all’interno dell’archivio, ed estrarre così facilmente i singoli documenti di interesse. Tutti i documenti digitali (nativi e digitalizzati) vengono poi conservati su piattaforme storage, opportunamente da scegliere.
Outsourcing: perché si
Un’operazione di digitalizzazione, e successiva conservazione, si pone quindi come obiettivo il garantire nel tempo reperibilità e valore legale dei documenti, nonché massima sicurezza in termini di protezione dei dati. Sarà necessario quindi acquisire un’ottima conoscenza della disciplina legislativa, nonché delle soluzioni offerte dal mercato (che sono davvero tante): sono diversi i costi vivi da affrontare, dal software di firma digitale e l’account di marcatura temporale, alle risorse umane da investire dei vari compiti che accompagnano l’attività di conservazione digitale.
Esternalizzare verso un soggetto esperto è molto spesso la scelta giusta, sia per il risparmio di costi e risorse, sia per la riduzione del rischio: non è certo piacevole scoprire in sede di controllo fiscale che la propria documentazione non è stata correttamente dematerializzata, archiviata e conservata! Bisogna essere consapevoli quindi che l’attività di conservazione digitale richiede non solo tempo e attenzione, ma anche competenze tecniche e grande esperienza.
Nessuna impresa è uguale in termini di esigenze, e un operatore specializzato è in grado innanzitutto di saperle riconoscere e poi di dar loro una risposta efficace ed efficiente. Giacché la dematerializzazione dei documenti cartacei dà il via al rinnovamento digitale, creando un ponte tra passato e futuro, la progettualità è centrale: un’archiviazione che si basa esclusivamente sulla gestione del presente è già di per sé una soluzione fallimentare. Le imprese non sono soggetti immutabili e quindi i sistemi e le procedure devono risultare “scalabili”, ossia devono essere sufficientemente flessibili da potersi adattare alla futura crescita dell’azienda.
I servizi offerti dagli operatori qualificati di solito possono essere svolti anche presso la sede del cliente e in ogni caso sempre con la massima riservatezza e qualità. Il tema è particolarmente delicato quando si arriva ad approcciarsi all’ultimo stadio della vita di un documento, cartaceo o digitale che sia: il suo smaltimento. Questa attività non è solo una necessità pratica, che dà anche un senso ultimo al trasferimento online dell’archivio cartaceo, ma spesso è un vero e proprio obbligo di legge: dopo l’introduzione del recente Regolamento GDPR (General Data Protection Regulation) si rischiano pesanti sanzioni per i documenti “esausti” non distrutti oppure non correttamente eliminati.
Esistono specifiche procedure da seguire affinché ci sia certezza che i dati sensibili presenti nei documenti siano effettivamente e definitivamente cancellati; alla normativa sulla privacy si accompagna anche quella ambientale, che ovviamente pone numerosi paletti. Uno smaltimento a norma è quindi un’operazione molto più complessa di quanto si possa immaginare: se non ci si vuole ridurre a comprare litri di candeggina e cercare online gli indirizzi delle discariche autorizzate, anche in questo caso la soluzione più economica è affidare l’intero processo a un fornitore esperto, che per un prezzo praticamente al pari di altri metodi di smaltimento (svuotacantine, società di recupero ambientale, fai-da-te) può gestire in maniera quasi automatica quest’ultima incombenza.