Come sappiamo, la legge ci impone di distruggere i documenti (cartacei e digitali) che contengono dati sensibili, una volta che il periodo di conservazione obbligatoria sia scaduto. Tale “distruzione” non implica la semplice eliminazione del supporto: bisogna essere sicuri di aver reso completamente illeggibile il contenuto del documento per impedirne la ricostruzione da parte di terzi. Questa operazione, nel caso dello smaltimento del materiale documentale cartaceo, deve essere effettuata anche nel rispetto delle norme ambientali, che impongono l’utilizzo di processi che consentano il riciclo della carta.
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L’ultimo “atto” dell’archiviazione documentale: lo smaltimento
Lo spazio di archiviazione non è mai illimitato: arriva sempre un momento, nella vita di un documento, in cui continuare a conservare quelle informazioni presenta più costi che vantaggi. Liberare sistematicamente l’archivio da documenti inutili o superati consente importanti guadagni di efficienza e compattezza, con grande beneficio delle attività di ricerca e gestione.
Tuttavia la documentazione aziendale non è qualcosa che si possa buttare come “normale spazzatura”: bisogna rispettare innanzitutto la normativa sulla segretezza e tutela della Privacy così come definita dal Regolamento GDPR (General Data Protection Regulation), in vigore in Italia dal 25 maggio 2018 per effetto delle norme europee relative“ alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”. I documenti ormai obsoleti ma contenenti dati personali devono essere distrutti in sicurezza, senza che resti traccia di questi contenuti, in modo da abbattere il rischio che tali informazioni possano essere utilizzate in seguito in modo fraudolento. Quali sono questi documenti? In realtà un po’ di tutto rientra nella definizione data dal Regolamento, dalle offerte, i documenti e i contratti commerciali, gli estratti conto e altre informazioni bancarie, fino alle fatture e ricevute fiscali.
La violazione o l’inadempimento delle procedure di sicurezza disposte dalla normativa implicano importanti sanzioni per il titolare del trattamento dei dati, sia quando abbia gestito in prima persona lo smaltimento dei documenti, sia quando l’abbia affidato a terzi, a meno che non dimostri di essersi rivolto a un soggetto specializzato, dotato di specifiche e comprovate capacità tecniche e organizzative. Tale soggetto, a testimonianza di ciò, è tenuto a rilasciare una certificazione di avvenuta distruzione a norma.
Distruzione documenti: come fare allora?
Gli obiettivi di una corretta distruzione sono di fatto tre:
- Rispettare gli obblighi di legge
- Tutelare la propria azienda dal rischio di spionaggio industriale
- Condurre l’operazione di smaltimento nel modo più veloce possibile.
Senz’altro la soluzione più adatta ai piccoli uffici è la macchina distruggi-documenti. Per scegliere quella migliore bisogna valutare le proprie esigenze di utilizzo e di livello di sicurezza: di solito si consiglia l’acquisto di macchine di livello medio, DIN P-4, che producono frammenti della dimensione di 4 x 38 mm, sufficientemente piccoli da impedire di riassemblare il documento originario. Ovviamente nella scelta entrano in gioco anche altre caratteristiche: il livello di rumorosità, il numero massimo di fogli che la macchina può processare assieme, la capienza del serbatoio dove vanno a finire i frammenti, e il risparmio energetico. Sempre più importante è anche la capacità a trattare materiali diversi dalla carta: utile a distruggere oggetti come le carte di credito aziendali, ma anche i punti metallici e le graffette che restano sui nostri documenti. Sa macchina è in grado di distruggere anche questi elementi esterni, l’operazione ne sarà agevolata e procederà più speditamente.
Quando però la mole di carta da distruggere è particolarmente imponente o i dati contenuti nei documenti sono davvero troppo sensibili, è indispensabile coinvolgere società specializzate in grado di rilasciare la certificazione di macero documentale conforme alla norma. Gli istituti di credito, le amministrazioni pubbliche, le grandi imprese e tutte le realtà medie competitive, optano di solito per il servizio continuo di distruzione che consente loro di liberarsi della documentazione in maniera tempestiva e nel pieno rispetto del trattamento dei dati di soggetti terzi e dell’ambiente. Il processo di distruzione dei documenti infatti deve essere anche eco-compatibile (no quindi agli inceneritori!).
A partire dall’obbligo di raccolta differenziata della carta in ufficio, sono diverse le norme ambientali sullo smaltimento degli archivi. I documenti da distruggere devono essere gestiti da apposite strutture di riciclaggio, in modo che alla fine del procedimento di frantumazione vengano trasformati in presse di carta, che poi saranno inviate direttamente alle cartiere e riutilizzare in futuro come carta “vergine”.
La distruzione di archivi cartacei contenenti dati sensibili attraverso il macero certificato segue le disposizioni della normativa DIN66399. La documentazione (preventivamente selezionata per lo scarto) viene raccolta in appositi contenitori, che vengono sigillati prima del trasporto. Se parliamo di grandi quantitativi, come nei casi di archivi molto ampi, di solito si raccolgono questi documenti direttamente all’interno di container. La distruzione di questi archivi avviene mediante processo di triturazione di tutto il materiale cartaceo; il macero sminuzzato viene poi pressato e preparato in balle per essere facilmente stoccato, e come si è detto destinato al riciclo per una nuova vita.