La gestione documentale è il processo attraverso il quale tutti i documenti che riguardano un’impresa vengono amministrati, dal momento della loro produzione fino alla loro distruzione, passando attraverso un periodo più o meno lungo di conservazione. L’obiettivo di questa attività è garantire la continuità di consultazione e utilizzo nel tempo della documentazione; ciò va a vantaggio dell’azienda stessa ma risponde anche a un obbligo imposto dalla legge: alcune tipologie di documenti infatti devono essere conservate per un determinato periodo di tempo, in modo da poter essere immanentemente consegnate in caso di controllo fiscale. Questo vale per le imprese come per i privati cittadini e per la Pubblica Amministrazione stessa.
Ciclo del documento: non solo archiviazione
Secondo gli Osservatori sulla Digital Innovation del Politecnico di Milano, solo il 48% degli investimenti fatti dalle imprese su progettualità di conservazione viene destinato al miglioramento dei workflow. La tendenza deve essere migliorata, perché si può ottenere una riduzione dei costi di gestione dei documenti solo se ciascuna delle fasi che questi attraversano viene semplificata il più possibile. I documenti infatti hanno un vero e proprio “ciclo di vita” che si compone di alcuni momenti inevitabili:
creazione/ricezione dall’esterno del documento
approvazione e archiviazione
conservazione (comprese attività di manutenzione e/o restauro)
condivisione all’occorrenza
distruzione.
La gestione documentale consente di organizzare tutte queste fasi in un’ottica di riduzione dei tempi (e quindi dei costi) e di facile condivisione tra utenti diversi, che possono essere i propri dipendenti o clienti, e ovviamente le autorità giudiziarie. Adottare un workflow efficiente di Document Management consente la non dispersione della documentazione e garantisce l’inalterabilità del documento archiviato, incrementando la produttività e la collaborazione delle unità aziendali.
Alla base di questa attività quindi c’è una doppia motivazione: la messa in sicurezza, per essere certi di non perdere importanti pezzi della nostra documentazione a causa di errori umani o problemi tecnici; e poi la concentrazione, l’accessibilità e la fruibilità di informazioni e dati, che oggi è davvero importante. Grazie alle tecnologie di Machine Learning e Intelligenza Artificiale, la raccolta e analisi dei dati è arrivata a livelli di elaborazione tali da consentire alle imprese di ripensare completamente l’intero ciclo produttivo.
Cosa conservare: non solo fogli e file
In realtà la gestione documentale può riguardare potenzialmente qualunque dato generato attraverso risorse aziendali e/o all’interno di un qualsiasi processo dell’impresa. La legge infatti indica diversi documenti la cui conservazione è obbligatoria e tra questi, per esempio, ci sono anche alcuni “nativi digitali” (fatture elettroniche, corrispondenza Pec, contratti siglati con firma digitale, dichiarazioni dei redditi, etc); alla luce delle ultime disposizioni, l’elenco però rischia di allungarsi di molto. Con il regolamento EIDAS e l’ultima versione del Codice dell’amministrazione digitale, è stato introdotto il concetto di “documento informatico”: superato ormai il tradizionale “file” (per esempio un Pdf, un video, un’immagine, etc), l’oggetto della conservazione è più genericamente un “record”, ossia il dato, l’informazione.
Ovviamente devono essere conservati a norma di legge tutti quei documenti informatici che potrebbero essere giuridicamente rilevanti, e quindi che hanno valore legale o che possono essere oggetto di un contenzioso e/o di controllo da parte dello Stato; la distinzione tra documenti con o senza efficacia probatoria però è un esercizio abbastanza difficile, nonché forse inutile: meglio impostare bene la propria gestione documentale fin dall’inizio.
La gestione documentale nella PA
Una corretta ed efficiente gestione documentale è particolarmente importante per la Pubblica Amministrazione, la cui attività si esprime esclusivamente attraverso i documenti. Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti gli atti e procedimenti emanati nell’ambito della loro azione amministrativa: ciò garantisce trasparenza al cittadino, che può esercitare così il controllo sull’operato dei funzionari dello Stato. Senza considerare che questi documenti rappresentano una traccia ufficiale della nostra storia collettiva, dei veri e propri beni culturali da preservare nel tempo attraverso l’archiviazione e la conservazione.
Quando si vuole migliorare l’azione amministrativa, la gestione documentale è dunque il principale processo su cui si va a intervenire. Ma il passato, si sa, è duro a sconfiggere: prima dell’’approvazione della legge sul protocollo nel 1998, la gestione dei flussi dei documenti nell’Amministrazione Pubblica si basava ancora su un Regio Decreto del 1900. Tra le cause principali di questo ritardo possiamo annoverare l’abitudine, “mostro” che si oppone a tutti i cambiamenti, ma anche ovviamente una scarsa conoscenza delle potenzialità.
Un grande incentivo alla trasformazione è stato il Decreto legislativo 97/16, che ha reso possibile al cittadino il libero accesso ai dati ed ai documenti detenuti dalla P.A, senza onere di giustificazione. L’accesso civico generalizzato, con la sua logica di accessibilità e condivisione, ha reso urgente una revisione del sistema d’archiviazione pubblico; oggi siamo arrivati al punto in cui, prima ancora dell’impresa, la pubblica amministrazione ha “abolito” la carta e adottato una gestione informatica dei documenti. La conservazione digitale è infatti assolutamente obbligatoria, e anzi il protocollo informatico riveste un ruolo strategico all’interno delle attività quotidiane.
In una ottica di offerta sempre più efficace, rapida e sicura, anche alle pubbliche amministrazioni è stata data possibilità di scelta rispetto a una gestione insourcing/outsourcing dei processi di conservazione documentale. Fermo restando che il Responsabile della Conservazione deve restare interno (mentre le imprese possono incaricare un consulente), la PA può rivolgersi a Conservatori esterni per molti servizi specialistici come la digitalizzazione, il riordino, addirittura l’archiviazione stessa dei casellari cartacei (che richiedono ovviamente spazio), fino alle procedure di conservazione digitale. L’affidamento deve ovviamente avvenire nel rispetto della disciplina europea, con selezione del soggetto, pubblico o privato che sia, più idonei in termini di qualità, di sicurezza e organizzazione.