Cosa hanno in comune la Camera dei Deputati, il Policlinico San Marco di Venezia, la società di consulenza Ernst & Young, la Biblioteca Reale di Torino, la Banca di Credito Cooperativo e la Cattedrale di Palermo? Spix Italia ed un archivio documenti!
Spix Italia: 40 anni di professionalità, flessibilità e competenza
Ci occupiamo di archiviazione cartacea, ottica e sostitutiva, di gestione informatica degli archivi, di sanificazione ambientale e documentale; i servizi che offriamo sono molti, dal censimento del patrimonio archivistico (anche aziendale), al suo prelievo e trasporto, riordino e inventariazione, fino al restauro (compresa la rilegatura) e alle varie operazioni di manutenzione, come la spolveratura e la sanificazione, sempre usando tecniche differenziate in base alla tipologia del materiale ed al suo stato di conservazione.
Era il 1982 quando Spix muoveva i primi passi sul mercato dell’outsourcing archivistico: l’anno prossimo sarà un anniversario importante e siamo davvero orgogliosi di festeggiarlo! In questi quasi 40 anni di attività nel settore, il nostro punto di forza è stato l’offerta di servizi di alta qualità, targettizzati sulla tipologia di cliente (Aziende, Privati, PMI e PA). E continueremo: il nostro staff è sempre a disposizione per individuare le vostre esigenze e ideare soluzioni che di conseguenza siano su misura. Questo nostro atteggiamento, combinato alle più aggiornate competenze archivistiche e informatiche, ci ha permesso di imporci in questi anni tra i protagonisti del mercato.
SCOPRI QUI I NOSTRI SERVIZI
Archivio documenti: gli angeli custodi del patrimonio archivistico
Libri, fogli e faldoni purtroppo non sono eterni: sono tanti gli agenti patogeni che possono rovinare definitivamente i documenti fino a renderli praticamente inutilizzabili. Noi ci prendiamo cura dei vostri archivi e biblioteche, in termini di conservazione, ma anche di prevenzione delle cause di deterioramento dei supporti cartacei che li caratterizzano. Applichiamo processi di preservazione della carta e dei materiali organici e attuiamo strategie di controllo e sanificazione per eliminare tutte le possibili minacce. Ci assicuriamo che le tecniche e i prodotti che usiamo siano compatibili con i beni conservati e non solo: tutte le nostre soluzioni sono idonee e conformi al 100% alla normativa sulla tutela dell’ambiente e della salute. Operiamo nel pieno rispetto del Quadro normativo Europeo e Nazionale per garantire massima sicurezza dei trattamenti proposti, in totale conformità alle Norme Volontarie ISO per la Qualità.
Quando incominciate ad essere sommersi dalle carte, fateci un colpo di telefono: la vostra documentazione cartacea verrà conservata in tutta sicurezza presso i nostri depositi, in locali dotati di scaffalature a norma e impianti antincendio, antintrusione e microclimatici. Sia per il trasferimento sia per la conservazione utilizziamo appositi contenitori anonimi, in rispetto della normativa sulla protezione dei dati, con codici a barre univoci. Il bar-code ci permette una facile movimentazione dell’archivio, in risposta alle vostre richieste: non solo custodia e manutenzione, il nostro servizio di gestione documentaria prevede infatti anche la ricerca, il prelievo e la consegna del documento necessario all’occorrenza.
Siamo a disposizione anche per le attività di selezione e scarto, in osservanza delle disposizioni imposte dal Regolamento GDPR. Pur occupandoci di conservazione, saremo i primi a parlarvi di cambiamento: un’azione importante ai fini della salvaguardia di un archivio è la “scrematura” dei documenti, dal momento che non possono essere tutti destinati alla conservazione illimitata.
Il Document Management su misura
Il nostro metodo di archiviazione documentale garantisce facilità di consultazione degli archivi aziendali, che vengono riorganizzati secondo i più alti standard di riordino e sicurezza. Questo vale tanto per i documenti cartacei quanto per quelli digitali: quale che sia la loro natura, li prendiamo in carico, li classifichiamo, li registriamo e li conserviamo in database archivistici totalmente a norma. La procedura che seguiamo è rodata da tempo, comprovata e affidabile: il punto di partenza della nostra azione siete voi, i vostri processi aziendali, le attività documentali in atto e quelle che vi immaginate per il futuro.
Per ideare una soluzione su misura, in primo luogo analizziamo il contesto della vostra impresa, al fine di ottenere un quadro chiaro ed organico delle ripartizioni del soggetto produttore e le serie archivistiche, e valutiamo il piano operativo migliore. Il secondo è elaborare assieme un percorso di reingegnerizzazione e digitalizzazione dei flussi documentali e informativi: con questo tipo di progettualità introduciamo una radicale Digital Trasformation nel business dei nostri clienti, indispensabile oggi per restare sulla frontiera della competitività e offrire beni e servizi sempre più all’avanguardia. Il tutto senza pericoli: il nostro sistema di gestione documentale consente di governare le banche dati in modo sicuro, semplice e potente.
Siamo in grado di sviluppare per voi software web-based e applicazioni in cloud scalabili e personalizzati, totalmente aperti a sistemi esterni e in grado di integrare tutte le tecnologie ITC, anche quelle della PA. E se siete ancora rimasti al cartaceo non temete: in qualità di consorzio stabile AGID possiamo occuparci delle procedure di conservazione sostitutiva dei documenti più importanti da mantenere in archivio, facendo diventare digitale quello che oggi è ancora cartaceo. I vantaggi della dematerializzazione sono tanti: dalla completa tracciabilità delle informazioni e maggiore velocità nell’acquisizione e condivisione dei documenti, alla riduzione dei costi di conservazione.
Contattateci per un preventivo personalizzato gratuito: amiamo prenderci cura del vostro patrimonio.