Come sappiamo, la legge ci impone di distruggere i documenti (cartacei e digitali) che contengono dati sensibili, una volta che il periodo di conservazione obbligatoria sia scaduto. Tale “distruzione” non implica la semplice eliminazione del supporto: bisogna essere sicuri di aver reso completamente illeggibile il contenuto del documento per impedirne la ricostruzione da parte di […]
Tutti i giorni le imprese producono documenti. Archiviarli correttamente comporta diversi vantaggi: quando cerchiamo le tracce dei rapporti interni e/o verso l’esterno non possiamo che fare capo proprio all’archivio aziendale, dove confluiscono tutti i processi gestionali. Oltre a queste motivazioni di carattere organizzativo, bisogna tenere presente che la documentazione di natura contabile, fiscale, amministrativa e […]
Cosa hanno in comune la Camera dei Deputati, il Policlinico San Marco di Venezia, la società di consulenza Ernst & Young, la Biblioteca Reale di Torino, la Banca di Credito Cooperativo e la Cattedrale di Palermo? Spix Italia ed un archivio documenti! Spix Italia: 40 anni di professionalità, flessibilità e competenza Ci occupiamo di […]
Tutti i materiali organici tendono a deteriorarsi nel tempo: pergamena, carta e legatura non fanno eccezione. I libri antichi, i documenti d’epoca, nonché qualsiasi materiale archivistico, richiedono spesso interventi di restauro volti al ripristino delle funzionalità (“restauro conservativo”) o al consolidamento di ciò che è sopravvissuto al tempo (“restauro preventivo”). La buona riuscita di queste […]
La gestione documentale è il processo attraverso il quale tutti i documenti che riguardano un’impresa vengono amministrati, dal momento della loro produzione fino alla loro distruzione, passando attraverso un periodo più o meno lungo di conservazione. L’obiettivo di questa attività è garantire la continuità di consultazione e utilizzo nel tempo della documentazione; ciò va a […]
Quanto sarebbe più semplice la nostra vita lavorativa se la documentazione aziendale fosse in ogni momento disponibile e consultabile da qualsiasi luogo? L’abolizione totale della carta non è forse un obiettivo completamente realizzabile, anche a causa degli obblighi di conservazione in firma originale di alcuni documenti, ma possiamo arrivarci molto vicino grazie alla digitalizzazione degli […]
L’archiviazione elettronica presenta diversi vantaggi, dal risparmio di spazi a quello di tempo destinato alla ricerca dei singoli documenti, a una generale ma significativa riduzione dei costi di gestione della documentazione aziendale, che in molti casi deve essere obbligatoriamente conservata (almeno per un certo periodo). Tuttavia, affinché tali documenti cartacei digitalizzati non perdano validità legale […]
Le attività di dematerializzazione del cartaceo e di corretta archiviazione dei documenti informatici sono diventate prioritarie a causa della pandemia da Covid-19: un salto nel futuro certamente forzato ma non per questo nocivo. La gestione documentale elettronica, consentendo di reperire e consultare i propri documenti con grande velocità, impatta più che positivamente sui processi aziendali […]
La conservazione è una tecnica che l’uomo ha coltivato sin dall’inizio dei tempi: i documenti sono una testimonianza della nostra vita (privata e sociale) e pertanto devono essere accessibili, a noi come a eventuali terzi interessati. Non a caso, la corretta archiviazione è talvolta un vero e proprio obbligo, imposto dalla legge tanto ai cittadini […]
Nell’era dei dati, poter accedere velocemente alle informazioni con la massima sicurezza è diventato indispensabile per tutte le imprese, private e pubbliche. Molto dipende dalla propria capacità di gestione dei dati: un sistema di archiviazione efficace è una vera e propria fonte di vantaggio competitivo, nonché un mezzo per migliorare la produttività del lavoro. Tuttavia […]
