Le attività di dematerializzazione del cartaceo e di corretta archiviazione dei documenti informatici sono diventate prioritarie a causa della pandemia da Covid-19: un salto nel futuro certamente forzato ma non per questo nocivo. La gestione documentale elettronica, consentendo di reperire e consultare i propri documenti con grande velocità, impatta più che positivamente sui processi aziendali e migliora la produttività e l’efficienza generale. Esploriamo quindi assieme il rapporto costi – benefici di questo sistema.
Archiviazione documenti digitali: cosa intendiamo?
Esistono essenzialmente due modalità di archiviazione e conservazione dei dati digitali: gli archivi elettronici detti “on-site”, perché collocati sul server dell’azienda, e quelli “on cloud” che utilizzano invece piattaforme esterne accessibili anche da device personali. Non esiste una “best option” assoluta: per esempio potrebbe essere più opportuna una soluzione intermedia che va a gestire internamente la documentazione più riservata e nevralgica, posizionando su un cloud non proprietario tutto il resto.
Ma cosa significa creare un archivio di documenti digitali? Innanzitutto è bene comprendere che non si tratta di fare “copie di riserva” su uno storage informatico. La messa in sicurezza è senz’altro importante, ma il primo vero obiettivo di un archivio digitale è quello di essere facilmente consultabile: se ben strutturato e accessibile, ha un impatto diretto sulla velocità delle procedure interne, soprattutto quando si lavora fuori sede, e sulle relazioni di lavoro (pensiamo alla riduzione drastica che subiscono gli scambi email quando ciascuno può autonomamente reperire i documenti di cui ha bisogno).
Archiviazione documenti digitali: la gestione del passato che va verso il futuro
Al di là dei documenti nativi digitali, grazie alla conservazione sostitutiva è possibile conservare anche solo una copia informatica della documentazione obbligatoria cartacea. Progettare la dematerializzazione degli archivi documentali pregressi può rivelarsi un passo decisivo verso un approccio più data-driven al proprio business. Una volta digitalizzati i documenti possono diventare infatti “parlanti”: tramite piattaforme analitiche è possibile trasformarne i contenuti in dati indagabili e correlabili tra loro.
Le funzioni aziendali che beneficerebbero di queste informazioni sono veramente tante: dal management e le risorse umane, che possono verificare eventuali occasioni di miglioramento nella catena e nei rapporti di lavoro, all’amministrazione, il marketing. La valorizzazione dei dati è un utilizzo molto innovativo dell’attività di archiviazione, che spinge l’impresa verso sentieri competitivi; tuttavia, per reinventarsi come data-driven company non è sufficiente acquistare licenze di piattaforme per il data analysis: serve una strategia precisa e severi protocolli informatici, che tutelino il dato e il suo produttore.
Tanti i benefici, ma occhio ai costi!
Dematerializzare e conservare non è un’attività da improvvisare: per legge tutti i documenti validi ai fini fiscali, cartacei o digitali che siano, devono possedere e mantenere nel tempo alcuni requisiti (integrità, autenticità e leggibilità) che ne garantiscano la paternità e non modificabilità. L’archiviazione digitale deve seguire specifiche procedure definite dalla legge sulla conservazione sostitutiva; a tale normativa si sommano gli obblighi sul corretto trattamento dei dati. Tutte disposizioni da conoscere e implementare, che impongono dei costi alle imprese; e non sono le sole!
A causa della pandemia da Covid-19 c’è stata una vera e propria riprogrammazione digitale delle attività aziendali, che è stata proficua sotto certi aspetti ma che al tempo stesso ha aumentato l’esposizione ai cyber attacchi. Al di là degli obblighi di legge si pone quindi un problema di rafforzamento della sicurezza dei dati aziendali: secondo una ricerca di Ivanti Software, l’80% delle imprese intervistate prevede un ulteriore aumento di investimenti in tal senso già durante l’anno in corso.
Esistono poi dei costi impliciti alla tecnologia, legati alla veloce obsolescenza dei formati e dei software immessi sul mercato: l’aggiornamento della adeguata infrastruttura (anche hardware) può rilevarsi un onere particolarmente significativo. La progettazione di un archivio digitale richiede quindi un’attenta valutazione a priori delle effettive esigenze aziendali, per evitare un impegno su costi di gestione non parametrati agli obiettivi.
Consigli per creare un archivio digitale
La prima domanda da porci è quanti e quali dati dobbiamo conservare, e per quali scopi, in modo da identificare quello che è il migliore sistema di archiviazione per noi. Avendo le idee chiare su questo, possiamo procedere con alcuni step imprescindibili per creare un archivio digitale:
digitalizzare a norma i documenti cartacei originali e impostare una procedura di archiviazione per i documenti nativi digitali (Pec, fatture elettroniche, dichiarazioni dei redditi, etc);
creare degli archivi tematici (per esempio “fatture”, “ordini approvati”, etc);
creare un sistema di nomenclatura logico e univoco per nominare i singoli file;
impostare e usare maschere di imputazione, che descrivano il contenuto del file: guardando al futuro, più dati identificativi associamo meglio è.
L’impostazione del lavoro, come si è capito, è tutto: se non avete a disposizione competenze interne adeguate o risorse e tempo sufficienti da investire, meglio esternalizzare questa attività affidandovi agli esperti della gestione documentale elettronica che possano guidarvi nella creazione e gestione di un sistema fatto a misura delle vostre necessità e possibilità economiche.